В цифровом мире для заметок, управления проектами и организации информации мы пользуемся десятками разных инструментов. Заметки мы ведём в Google Docs, задачи отслеживаем в Trello, а данные храним в таблицах Excel. А что, если бы всё это можно было делать в одном месте? Именно эту проблему решает Notion.
Что такое Notion?
Notion — это мощный инструмент продуктивности, объединяющий на одной платформе заметки, управление проектами, создание баз данных и работу с документами. Notion был основан в 2016 году, и сегодня им активно пользуются миллионы людей и тысячи команд по всему миру.
Главное, что отличает Notion от других инструментов, — гибкость. Хотите вести личный дневник, организовать управление проектами команды или создать базу знаний (вики) — Notion справится со всем. При этом он предлагает исключительно чистый и минималистичный интерфейс.
Создание аккаунта Notion и первые шаги
Начать работу с Notion довольно просто:
- Перейдите на notion.so и нажмите кнопку «Get Notion free»
- Зарегистрируйтесь через аккаунт Google, аккаунт Apple или по адресу электронной почты
- Выберите цель использования (личное, командное или учебное)
- Выберите один из предложенных шаблонов или начните с пустой страницы
Бесплатного тарифа Notion вполне достаточно для личного использования. Вы можете создавать неограниченное количество страниц, загружать файлы до 5 МБ и пользоваться базовыми функциями Notion AI. Если вы работаете в команде или вам нужно больше места для хранения, можно перейти на платные тарифы.
Основные понятия: страницы, блоки и базы данных
Чтобы разобраться в Notion, нужно знать три базовых понятия:
Страницы (Pages)
В Notion всё является страницей. Заметка, документ проекта, протокол встречи — всё это страницы. Самое приятное в страницах то, что они могут быть вложенными друг в друга. То есть внутрь страницы можно добавлять подстраницы и создавать собственную структуру папок.
Чтобы создать новую страницу, достаточно нажать кнопку «+» в левом меню. Дайте странице заголовок, добавьте иконку и выберите обложку. Эти небольшие детали помогают визуально отличать страницы друг от друга.
Блоки (Blocks)
Каждый фрагмент содержимого в Notion — это «блок». Абзац, заголовок, изображение, таблица, список to-do — всё это блоки. Блоки можно перетаскивать, меняя их положение, и преобразовывать в другие типы.
Чаще всего используются такие типы блоков:
- Текстовые блоки: заголовок (H1, H2, H3), абзац, цитата
- Блоки-списки: маркированный список, нумерованный список, список задач
- Медиаблоки: изображение, видео, файл, закладка
- Продвинутые блоки: таблица, доска Kanban, календарь, галерея
- Блоки для встраивания (embed): Google Maps, Figma, GitHub и не только
Нажав клавишу «/» (слеш), вы быстро получите доступ ко всем типам блоков. Это одно из самых мощных сочетаний клавиш в Notion.
Базы данных (Databases)
Базы данных — то место, где раскрывается настоящая сила Notion. Проще говоря, базы данных — это структурированные хранилища информации. Список проектов, трекер прочитанных книг, клиентская база — всё это можно создать с помощью баз данных Notion.
Базы данных можно использовать с разными представлениями (view):
- Табличное представление: строки и столбцы, как в Excel
- Представление Kanban: перетаскиваемые карточки, как в Trello
- Представление-календарь: карточки, упорядоченные по дате
- Представление-галерея: раскладка карточек с упором на изображения
- Представление-список: компактный и простой список
- Временная шкала: представление, похожее на диаграмму Ганта
Возможность использовать одну и ту же базу данных в разных представлениях делает Notion сильной альтернативой таким инструментам управления проектами, как Trello, Asana или ClickUp.
Сценарии использования Notion в повседневной жизни
Управление личной информацией
Notion можно использовать как личный «второй мозг». Записывайте заметки о прочитанных книгах, классифицируйте темы, которые вы изучили, сохраняйте интересные статьи. В отличие от таких инструментов, как Obsidian, Notion работает в облаке, то есть доступен с любого устройства.
Управление задачами и проектами
В Notion можно делать всё: от простого списка дел до сложного управления проектами. Создайте базу данных, добавьте к задачам статус (к выполнению, в процессе, завершено), приоритет и срок. Переключитесь на представление Kanban и перетаскивайте карточки в стиле Trello.
Если вам нужен более продвинутый инструмент управления проектами, можно присмотреться к таким вариантам, как Linear или Asana. Однако для большинства личных проектов и небольших команд Notion более чем достаточно.
Заметки и создание документов
Протоколы встреч, исследовательские документы, личный дневник — полнофункциональный текстовый редактор Notion закрывает все эти потребности. Поддержка сочетаний клавиш Markdown позволяет быстро набирать текст. Например, набрав «## », вы автоматически получите заголовок H2.
Вики команды
Notion — отличный инструмент для создания базы знаний компании или команды. Документы для онбординга, описания процессов, часто задаваемые вопросы — всё это можно аккуратно хранить и делиться с членами команды.