Когда Notion появился в моей жизни два года назад, я видел в нём лишь приложение для заметок. Теперь же он превратился во «второй мозг», в котором я веду рабочие проекты, личные цели, список чтения, кулинарные рецепты и даже планы поездок. В этой статье я расскажу, как с нуля построить эффективную систему в Notion.
Предупреждение: начав пользоваться Notion, вы можете заработать зависимость от построения систем. Первую неделю я вместо сна проектировал шаблоны в Notion. Не попадайтесь в эту ловушку, начинайте с простого.
Первый шаг: создайте простую структуру
Самая большая ошибка — пытаться идеально всё спланировать. Откройте в Notion пустую страницу и создайте всего четыре основных раздела: Работа, Личное, Проекты и Архив. Вот и всё.
В начале я создал пятнадцать разных категорий, вложенные подстраницы и сложные базы данных. Результат: через две недели я не мог пользоваться ничем из этого, потому что не мог понять, куда положить заметку. Когда я разрушил систему и перешёл на простую структуру из четырёх разделов, всё встало на свои места.
Совет: каждую новую заметку я отправляю во временную область, которую назвал Inbox. Раз в неделю я разбираю этот Inbox и переношу заметки в нужные разделы. Благодаря этому мне вообще не нужно думать при записи заметок: я просто пишу, а упорядочиваю потом.
Изучите базы данных
Настоящая сила Notion — в базах данных. Обычных страниц достаточно для заметок, но если вы хотите отслеживать дела, фильтровать их и видеть в разных представлениях, нужно использовать базу данных.
Первой моей базой данных стал список чтения. Я добавил такие поля, как название книги, автор, статус, моя оценка и мои заметки. У поля статуса есть варианты «Читаю», «Прочитано» и «К прочтению». С помощью разных представлений одни и те же данные можно увидеть в виде таблицы, галереи или канбана.
Со временем эта база данных выросла. Сейчас в ней более 200 книг, и под каждой лежат мои подробные заметки. Когда друг спрашивает, что ему почитать, я с помощью фильтра показываю книги в порядке оценки.
В рабочей части у меня есть база данных задач. У каждой задачи есть проект, срок, приоритет и статус. Недельный план я отслеживаю в представлении календаря, а прогресс — в представлении канбана. Благодаря этой системе за последние два года я не пропустил ни одного дедлайна.
Использование шаблонов и templates
Повторяющиеся структуры в Notion можно ускорить с помощью шаблонов. Я создал шаблон для заметок с еженедельных встреч. Шаблон автоматически подставляет дату, раздел участников, пункты повестки, решения и пункты действий. Перед встречей я одним щелчком создаю новую заметку и сразу начинаю заполнять.
Мой друг-проектный менеджер использует шаблон проекта для каждого нового проекта. Внутри шаблона уже готовы цели проекта, временная шкала, реестр рисков, список заинтересованных сторон и разделы ретроспективы. Когда начинается новый проект, структура уже готова, остаётся только заполнять.