El trabajo remoto ya no es una moda, sino la nueva normalidad. La pandemia nos demostró que también se puede trabajar de forma eficiente a distancia. Pero sin las herramientas adecuadas, el trabajo remoto puede convertirse en una pesadilla. Los mensajes se pierden, las reuniones resultan ineficaces y se rompe la conexión del equipo.
Llevamos tres años trabajando totalmente en remoto con nuestro equipo de cinco personas. Estamos en distintas ciudades y a veces en distintos países. En el proceso probamos decenas de herramientas y por fin formamos nuestro conjunto ideal. Estas son nuestras experiencias reales.
Comunicación instantánea: Slack
Slack es el corazón de la comunicación de nuestro equipo. Gracias a los canales por temas, todo está organizado. Un canal para los anuncios generales, canales por proyecto y un canal para la charla social. Antes usábamos grupos de WhatsApp y todo se perdía en un único flujo de mensajes.
La función más valiosa de Slack son las integraciones. Cuando llega un commit desde GitHub, cuando un cliente rellena un formulario o cuando se produce un error del servidor, cae automáticamente una notificación. Así todo el equipo ve lo que ocurre en tiempo real.
Establecimos una regla: no se espera una respuesta inmediata a los mensajes de Slack. Cada uno revisa los mensajes según su propio ritmo de trabajo. Para los asuntos urgentes usamos las menciones. Esta regla protege la concentración del equipo.
Videollamadas: planificación con Cal.com
Cal.com automatizó por completo la planificación de reuniones. El calendario de todos está conectado y las horas disponibles se muestran automáticamente. Incluso las diferencias de zona horaria se calculan solas. Antes, planificar una reunión cuando mi compañero está en Londres y yo en Estambul exigía un intercambio de correos. Ahora se resuelve con un clic.
También tenemos disciplina de reuniones. Cada reunión dura como máximo 30 minutos. La agenda se comparte con antelación. Al final de la reunión se anotan las decisiones y las acciones pendientes. Gracias a esta disciplina redujimos a la mitad el número de reuniones y aumentó nuestra eficiencia.
Gestión de proyectos: ClickUp
ClickUp es la herramienta con la que gestionamos todos nuestros proyectos. Asignación de tareas, seguimiento del progreso, cronograma e informes: lo hacemos todo aquí. Al empezar el día, cada miembro del equipo mira ClickUp y ve en qué va a trabajar.
También usamos la función de seguimiento del tiempo de ClickUp. Registramos cuánto tiempo dedicamos a cada tarea. Estos datos resultan muy útiles a final de mes para facturar a los clientes. Además, nos ayudan a analizar en qué tipo de tareas gastamos más tiempo y a mejorar los procesos.
Intercambio de conocimiento: Notion
Notion es la wiki de nuestra empresa. Aquí están los documentos de procesos, las guías, las notas de reuniones y la información de los proyectos. Cuando se incorpora un nuevo miembro al equipo, se adapta rápido leyendo el documento de onboarding. En lugar de preguntar, busca en Notion y encuentra la respuesta.
Las retrospectivas de nuestros sprints también las guardamos en Notion. Cada dos semanas evaluamos qué salió bien y qué se puede mejorar. Mirando estos registros vemos cómo evolucionamos como equipo.