Uno de los mayores problemas al trabajar en equipo es hacer un seguimiento de lo que hace cada uno y conseguir que las tareas se terminen a tiempo. Tareas que se pierden en los grupos de WhatsApp, deadlines olvidados, no saber quién está trabajando en qué... ¿Te suena? Las herramientas de gestión de proyectos son justo la solución a este caos.
Con nuestro equipo de cinco personas, usamos cuatro herramientas distintas de gestión de proyectos durante un mes cada una en proyectos reales. Voy a contarte los puntos fuertes de cada herramienta, sus puntos débiles y, sobre todo, qué tal se siente usarla en el día a día.
Trello: visual y sencilla
Trello es la herramienta de gestión de proyectos más sencilla, basada en la lógica del tablero kanban. Mueves las tarjetas entre listas arrastrando y soltando. Creas columnas como Por hacer, En curso y Hecho, y visualizas tu flujo de trabajo.
En nuestro equipo usamos Trello por primera vez para gestionar un calendario de contenidos del blog. Cada entrada de blog era una tarjeta y pasaba de la fase de Idea a Escribiéndose, Editándose y Publicada. Para un uso tan sencillo, Trello era perfecto. Todos podían ver de un vistazo en qué fase estaba cada entrada.
Sin embargo, cuando el proyecto se complicó, Trello se quedó corto. Cuando intentamos gestionar un proyecto de desarrollo de software con Trello, hacer el seguimiento de las dependencias entre tarjetas se volvió imposible. Funciones como las subtareas, los cronogramas y los informes son muy limitadas o dependen de complementos de pago.
El plan gratuito de Trello es más que suficiente para equipos pequeños. Si trabajas en proyectos sencillos con un equipo de dos o tres personas, empieza con Trello; no hace falta complicarlo demasiado.
Asana: equilibrada y profesional
Asana logra un buen equilibrio entre la sencillez de Trello y la amplitud de las herramientas corporativas. Ofrece distintas opciones de vista, como la vista de lista, el tablero kanban, el calendario y el cronograma.
Usamos Asana para un proyecto de rediseño de un sitio web. Dividimos el proyecto en fases, creamos tareas en cada fase y definimos las dependencias. Por ejemplo, añadimos una dependencia del tipo "no se puede pasar a las pruebas del front-end hasta que termine el desarrollo del back-end". Esta función puso de verdad orden en el flujo del proyecto.
Lo que más me gustó de Asana fueron las animaciones de celebración. Al completar una tarea, aparece en pantalla una animación de unicornio o de fuegos artificiales. Puede sonar absurdo, pero tiene un efecto sorprendentemente positivo en la motivación del equipo. Mis compañeros empezaron a competir entre ellos para aumentar la tasa de tareas completadas.
La desventaja de Asana es que no es tan flexible como ClickUp en personalización. Además, para el seguimiento del tiempo hace falta una integración de terceros.