¿Alguna vez has calculado cuánto tiempo dedicas cada día a tareas repetitivas? Pasar la información que llega por correo a una hoja de cálculo, enviar un mensaje de bienvenida a un cliente nuevo, programar las publicaciones en redes sociales. Todas estas tareas se pueden automatizar y, gracias a las herramientas de automatización, puedes ahorrarte horas.
En los últimos cuatro meses hemos probado tres herramientas de automatización distintas en nuestros procesos de trabajo reales. Las hemos puesto a prueba en todos los niveles, desde automatizaciones sencillas hasta flujos de trabajo complejos de varios pasos. Estas son nuestras experiencias en detalle.
Zapier: la puerta de entrada al mundo de la automatización
Zapier es el primer nombre que viene a la mente cuando se habla de automatización. Con más de seis mil integraciones de aplicaciones, puedes conectar entre sí casi cualquier herramienta. Montas las automatizaciones arrastrando y soltando, sin saber nada de código.
Mi primera automatización con Zapier la configuré para que los mensajes del formulario de contacto de nuestro sitio web se enviaran automáticamente a un canal de Slack. Estuvo lista en cinco minutos y desde ese día no hemos perdido ni un solo mensaje. Antes revisábamos los formularios una vez al día y a veces veíamos mensajes importantes horas después.
Luego complicamos un poco las cosas. Queríamos que, al publicarse una nueva entrada de blog, se compartiera automáticamente en Twitter, se anunciara en LinkedIn y se avisara a la lista de correo. Con la función de varios pasos de Zapier lo hicimos en una sola automatización. Se publica la entrada del blog y se actualizan tres plataformas a la vez.
Un amigo emprendedor dice que, gracias a Zapier, aunque su equipo es de una sola persona, puede trabajar como si fueran diez. Se rellena el formulario de un cliente, se añade automáticamente al CRM, se envía el correo de bienvenida y le llega una notificación al equipo. Todo el proceso se realiza sin intervención humana.
La desventaja es el precio. El plan gratuito de Zapier es muy limitado y los planes de pago suben rápidamente según el número de tareas. Con un uso intensivo puede superar los cien dólares al mes.
Make: el diseñador visual de flujos de trabajo
Make, antes llamado Integromat, destaca por su diseño visual de flujos de trabajo. Diseñas las automatizaciones como un diagrama de flujo y puedes entender con facilidad incluso los escenarios complejos.
Usamos Make en un proyecto de comercio electrónico. Montamos un flujo de trabajo condicional: cuando llega un pedido nuevo, comprobar el stock; si hay stock, enviar un correo de confirmación; si no, hacer un pedido automático al proveedor. El editor visual de Make gestiona con mucha facilidad este tipo de ramificaciones. Puedes ver cada paso con tus propios ojos.
La mayor ventaja de Make frente a Zapier es la relación calidad-precio. Con el mismo presupuesto puedes ejecutar muchas más automatizaciones en Make. Incluso el plan gratuito ofrece mil operaciones, y eso es suficiente para la mayoría de las pequeñas empresas.
Un desarrollador web que conozco usa Make en proyectos de clientes. Puede crear disparadores personalizados con webhooks, lanzar peticiones HTTP y procesar datos en formato JSON. Dice que para los usuarios técnicos es mucho más flexible que Zapier.
Sin embargo, la curva de aprendizaje de Make es más pronunciada que la de Zapier. Mientras que en Zapier todo es muy intuitivo, en Make cuesta un poco de tiempo entender algunos conceptos. Sobre todo las funciones avanzadas, como el iterador y el agregador, pueden resultar confusas al principio.