En el mundo digital usamos decenas de herramientas distintas para tomar notas, gestionar proyectos y organizar nuestra información. Por un lado guardamos notas en Google Docs, por otro seguimos nuestras tareas en Trello y, además, almacenamos nuestros datos en hojas de Excel. ¿Y si pudiéramos hacer todo esto en un solo lugar? Eso es justo lo que resuelve Notion.
¿Qué es Notion?
Notion es una potente herramienta de productividad que reúne en una sola plataforma la toma de notas, la gestión de proyectos, la creación de bases de datos y la edición de documentos. Fundada en 2016, Notion es utilizada hoy activamente por millones de personas y miles de equipos en todo el mundo.
Lo que más distingue a Notion de otras herramientas es su flexibilidad. Ya quiera llevar un diario personal, organizar la gestión de proyectos de un equipo o crear una base de conocimiento (wiki), Notion lo hace todo. Y lo hace con una interfaz extremadamente limpia y minimalista.
Crear una cuenta de Notion y primeros pasos
Empezar con Notion es bastante fácil:
- Vaya a notion.so y haga clic en el botón "Get Notion free"
- Regístrese con su cuenta de Google, su cuenta de Apple o su correo electrónico
- Elija la finalidad de uso (personal, equipo o educación)
- Escoja una de las plantillas que se le presentan o empiece con una página en blanco
El plan gratuito de Notion es más que suficiente para uso personal. Puede crear páginas ilimitadas, subir archivos de hasta 5 MB y usar las funciones básicas de Notion AI. Si trabaja con un equipo o necesita más espacio de almacenamiento, puede pasar a los planes de pago.
Conceptos básicos: páginas, bloques y bases de datos
Para entender Notion necesita conocer tres conceptos básicos:
Páginas (Pages)
En Notion, todo es una página. Una nota, un documento de proyecto, un acta de reunión: todos son páginas. Lo mejor de las páginas es que se pueden anidar. Es decir, puede añadir subpáginas dentro de una página y crear su propia estructura de carpetas.
Para crear una página nueva basta con hacer clic en el botón "+" del menú izquierdo. Póngale un título a su página, añada un icono y elija una imagen de portada. Estos pequeños detalles le ayudan a distinguir visualmente unas páginas de otras.
Bloques (Blocks)
Cada fragmento de contenido de Notion es un "bloque". Un párrafo, un título, una imagen, una tabla, una lista de tareas: todos son bloques. Puede cambiar los bloques de sitio arrastrándolos y soltándolos, y convertirlos en otros tipos.
Los tipos de bloque más utilizados son estos:
- Bloques de texto: título (H1, H2, H3), párrafo, cita
- Bloques de lista: lista con viñetas, lista numerada, lista de tareas pendientes
- Bloques multimedia: imagen, vídeo, archivo, marcador
- Bloques avanzados: tabla, tablero Kanban, calendario, galería
- Bloques embed: Google Maps, Figma, GitHub y más
Pulsando la tecla "/" (slash) accede rápidamente a todos los tipos de bloque. Es uno de los atajos más potentes de Notion.
Bases de datos (Databases)
Las bases de datos son donde se revela el verdadero poder de Notion. Dicho de forma sencilla, las bases de datos son espacios para guardar información estructurada. Una lista de proyectos, un seguimiento de lecturas o una base de datos de clientes: todo puede crearlo con bases de datos de Notion.
Las bases de datos se pueden usar con distintas vistas (view):
- Vista de tabla: filas y columnas similares a Excel
- Vista Kanban: tarjetas arrastrables similares a Trello
- Vista de calendario: tarjetas organizadas por fecha
- Vista de galería: disposición de tarjetas con predominio visual
- Vista de lista: lista compacta y sencilla
- Cronograma: vista similar a un diagrama de Gantt
Poder usar la misma base de datos con distintas vistas convierte a Notion en una potente alternativa a herramientas de gestión de proyectos como Trello, Asana o ClickUp.
Escenarios de uso de Notion en el día a día
Gestión del conocimiento personal
Puede usar Notion como un "segundo cerebro" personal. Guarde las notas de los libros que lee, clasifique por categorías los temas que aprende, guarde los artículos que le resulten interesantes. A diferencia de herramientas como Obsidian, Notion funciona en la nube, es decir, puede acceder desde cualquier dispositivo.
Gestión de tareas y proyectos
Puede hacer en Notion desde una simple lista de tareas hasta una gestión de proyectos compleja. Cree una base de datos y añada a sus tareas un estado (pendiente, en curso, completada), una prioridad y una fecha límite. Cambie a la vista Kanban y arrastre y suelte sus tarjetas al estilo de Trello.
Si necesita una herramienta de gestión de proyectos más avanzada, también puede echar un vistazo a opciones como Linear o Asana. Sin embargo, para la mayoría de los proyectos personales y equipos pequeños, Notion es más que suficiente.
Toma de notas y creación de documentos
Notas de reuniones, documentos de investigación, diario personal: el editor de texto enriquecido de Notion cubre todas estas necesidades. Al admitir atajos de Markdown, le permite escribir rápidamente. Por ejemplo, escribiendo "## " puede crear automáticamente un título H2.
Wiki de equipo
Notion es una herramienta perfecta para crear la base de conocimiento de una empresa o un equipo. Puede guardar de forma ordenada los documentos de onboarding, las definiciones de procesos y las preguntas frecuentes, y compartirlos con los miembros del equipo.