Cuando Notion entró en mi vida hace dos años, solo lo veía como una aplicación para tomar notas. Ahora se ha convertido en un segundo cerebro en el que gestiono mis proyectos de trabajo, mis objetivos personales, mi lista de lectura, mis recetas de cocina e incluso mis planes de viaje. En este artículo te voy a contar cómo puedes montar un sistema de Notion eficaz partiendo de cero.
Advertencia: al empezar con Notion puedes desarrollar adicción a montar sistemas. Yo, en lugar de dormir, me pasé la primera semana diseñando plantillas en Notion. No caigas en esta trampa, empieza de forma sencilla.
Primer paso: crea una estructura sencilla
El mayor error es intentar planificarlo todo a la perfección. Abre una página en blanco en Notion y crea solo cuatro secciones principales: Trabajo, Personal, Proyectos y Archivo. Y ya está.
Yo, al principio, había montado quince categorías distintas, subpáginas anidadas y bases de datos complejas. Resultado: dos semanas después dejé de poder usar nada, porque no encontraba dónde poner mi nota. Cuando derribé el sistema y pasé a la estructura sencilla de cuatro secciones, todo se ordenó.
Como consejo, mando cada nota nueva a un espacio temporal al que llamo Inbox. Una vez por semana limpio ese Inbox y paso las notas a las secciones correctas. Así no tengo que pensar nada para tomar notas: simplemente escribo y organizo después.
Explora las bases de datos
El verdadero poder de Notion está en las bases de datos. Las páginas normales bastan para tomar notas, pero si quieres hacer un seguimiento de tareas, filtrar y verlas en distintas vistas, debes usar una base de datos.
Mi primera base de datos fue una lista de lectura. Añadí campos como el título del libro, el autor, el estado, mi puntuación y mis notas. El campo de estado tiene las opciones Leyendo, Terminado y Pendiente. Con las distintas vistas puedo ver los mismos datos como tabla, galería o kanban.
Con el tiempo esta base de datos fue creciendo. Ahora hay más de 200 libros y bajo cada uno tengo notas detalladas. Cuando un amigo me pregunta qué debería leer, se lo muestro ordenado por puntuación con la función de filtros.
En el trabajo tengo mi base de datos de tareas. Cada tarea tiene un proyecto, una fecha límite, una prioridad y un estado. Con la vista de calendario sigo mi plan semanal y con la vista kanban, el progreso. Gracias a este sistema, en los últimos dos años no he incumplido ni un solo deadline.
Uso de plantillas
En Notion puedes acelerar las estructuras que se repiten con plantillas. Yo creé una plantilla para las notas de las reuniones semanales. La plantilla trae automáticamente los campos de fecha, sección de asistentes, puntos de la agenda, decisiones y puntos de acción. Antes de la reunión creo una nota nueva con un clic y solo tengo que empezar a rellenarla.
Una amiga que es project manager usa una plantilla de proyecto para cada proyecto nuevo. Dentro de la plantilla vienen ya listos los objetivos del proyecto, el cronograma, el registro de riesgos, la lista de stakeholders y las secciones de retrospectiva. Cuando empieza un proyecto nuevo, la estructura ya está preparada y ella solo empieza a rellenarla.