Si eres dueño de una pequeña empresa, probablemente pases las noches entre el seguimiento de facturas, los registros contables y las preocupaciones por el flujo de caja. A mí me pasó lo mismo cuando monté mi pequeña agencia digital. Intentar llevar el control de las facturas en Excel, no darme cuenta de las facturas impagadas y entrar en pánico en la época de impuestos... ¿Te suena?
Las herramientas financieras adecuadas reducen de forma considerable este estrés. En los últimos dos años hemos probado cinco herramientas financieras distintas en nuestros procesos de negocio. Esta es nuestra experiencia real y nuestras recomendaciones.
QuickBooks: el estándar de la contabilidad para pequeñas empresas
QuickBooks es el software de contabilidad para pequeñas empresas más utilizado en todo el mundo. Realiza todas las operaciones contables básicas, como el seguimiento de ingresos y gastos, la creación de facturas, la integración con cuentas bancarias y los informes financieros.
Cuando empecé a usar QuickBooks para mi agencia, lo primero que noté fue la categorización automática. Conecté mi cuenta bancaria y todos los gastos se clasificaron automáticamente en categorías. Antes, a final de cada mes clasificaba cientos de operaciones una por una; ahora solo las confirmo.
La función de creación de facturas también es muy útil. Se preparan en minutos facturas de aspecto profesional y se envían directamente al cliente por correo electrónico. Cuando pasa la fecha de pago, se envía un recordatorio automático. Gracias a esta función, nuestro plazo medio de pago bajó de 30 a 15 días.
Un amigo mío tiene un pequeño restaurante. Antes de pasarse a QuickBooks, pagaba 500 liras al mes a su contable solo por introducir datos. Ahora, gracias a la integración bancaria, la introducción de datos es automática y su contable solo lo revisa una vez al mes para la declaración de impuestos. Ha ahorrado miles de liras al año.
Como desventaja, el soporte de QuickBooks para los formatos de impuestos y facturas específicos de Turquía es limitado. Para la integración con e-Fatura y e-Arşiv puede que necesites soluciones adicionales.
Stripe: cobro de pagos online
Stripe es el estándar de oro en infraestructura de pagos online. Si quieres integrar un sistema de pagos en tu sitio web o tu aplicación, Stripe es la opción más fiable.
Nosotros usamos Stripe para cobrar a nuestros clientes. Cuando enviamos una factura, el cliente puede hacer clic en el enlace y pagar con tarjeta de crédito. El pago llega a mi cuenta al instante. Antes esperábamos las transferencias bancarias y a veces tardaban una semana.
Stripe también tiene gestión de suscripciones. Para los clientes con los que trabajo con una iguala mensual, configuré el pago automático. El día uno de cada mes se emite la factura y se cobra el pago automáticamente. Una vez configurado, no he tenido que intervenir nunca más.
Wise: pagos internacionales
Wise es una herramienta que ha revolucionado las transferencias internacionales de dinero. Si trabajas con clientes en el extranjero, Wise es imprescindible.
Con un banco tradicional, al recibir mil dólares del extranjero perdía en total unos 80 dólares entre una comisión de aproximadamente 50 dólares y un mal tipo de cambio. Con Wise, la misma transferencia me cuesta 8 dólares. Eso supone miles de dólares de ahorro al año.
La cuenta multidivisa de Wise también es muy útil. Tengo cuentas en USD, EUR y GBP. El pago llega a la cuenta de la divisa en la que paga el cliente y yo lo cambio a TL al tipo que más me conviene. Esperando al tipo de cambio puedo elegir mejor el momento.