Lo que más tiempo nos consume en el mundo laboral suelen ser las tareas repetitivas. Leer correos, pasar datos de un sistema a otro, elaborar informes, gestionar notificaciones... La mayoría de estas tareas se puede automatizar y para hacerlo ya no hace falta ser programador.
Llevo dos años trabajando con distintas herramientas de automatización y destacan tres plataformas principales: Zapier, Make (antes Integromat) y n8n. He usado estas tres herramientas en proyectos reales y he conocido de cerca los puntos fuertes y débiles de cada una. Ahora voy a compartir contigo esas experiencias.
¿Por qué necesitas la automatización?
Empecemos con un ejemplo concreto. Gestionas un pequeño negocio de comercio electrónico. Cada día haces estas tareas:
- Revisar los pedidos nuevos
- Introducir los datos del pedido en Excel
- Enviar un correo de confirmación al cliente
- Actualizar el estado del stock
- Pasar los datos de la factura al contable
Estas tareas te llevan en total dos horas al día. Son 40 horas al mes y 480 horas al año. Montando una automatización puedes automatizar el 90 % de ellas. Es decir, ganas unas 430 horas al año. Puedes dedicar ese tiempo a hacer crecer tu negocio, a desarrollar nuevos productos o a irte de vacaciones.
Zapier: el rey de la facilidad
Zapier es el nombre más conocido del mundo de la automatización. Ofrece integración con más de 7000 aplicaciones y su configuración es increíblemente fácil.
Usé Zapier por primera vez en un proyecto de blog. Mi objetivo era sencillo: que cuando se publicara una nueva entrada del blog, se compartiera automáticamente en las cuentas de redes sociales. Cuando se publicaba una entrada nueva en WordPress, Zapier lo detectaba, tomaba el título y el enlace, lo compartía en Twitter, lo enviaba a LinkedIn y mandaba una notificación a un canal de Slack. La configuración llevó exactamente diez minutos.
Puntos fuertes de Zapier
La facilidad de uso es, sin discusión, lo primero. Aunque no tengas ningún conocimiento técnico, su interfaz se entiende. La lógica de "When this happens, do that" es un enfoque que cualquiera puede comprender. El número de aplicaciones es el mayor. Se integra con la mayoría de las herramientas de uso extendido en Turquía. Con los Zaps de varios pasos puedes realizar varias operaciones después de un disparador.
Puntos débiles de Zapier
Los precios son muy caros. El plan gratuito solo incluye 100 tareas, que con un uso serio se acaban en un día. El plan profesional parte de 29,99 dólares al mes y sube rápidamente para las automatizaciones complejas. No tiene diseño visual de flujos de trabajo. En Zapier no puedes diseñar visualmente tu flujo de trabajo con ramificaciones y bucles. Es limitado para árboles de decisión y operaciones en paralelo. Las funciones de transformación de datos son reducidas. En el procesamiento y la transformación de datos es más limitado que Make y n8n.
Ejemplo de uso real
Para un cliente monté esta automatización: cuando se creaba un nuevo lead en HubSpot, Zapier tomaba los datos del lead, los añadía a una hoja de Google Sheets, enviaba una notificación en Slack al equipo de ventas y, tres días después, se enviaba automáticamente un correo de presentación. Tiempo de configuración: 25 minutos. Antes este proceso se hacía manualmente y a veces los leads se quedaban días sin seguimiento.
Make: potente y visual
Make (antes Integromat) es la mejor herramienta en diseño visual de flujos de trabajo. Diseñas tus flujos visualmente, como un diagrama, y eso facilita entender las automatizaciones complejas.
Cuando usé Make por primera vez, dije: ¡WOW! Su interfaz es como un mapa mental. Arrastras y sueltas módulos, estableces conexiones entre ellos y ves el flujo de datos en tiempo real. Esta visualización es una salvación, sobre todo en los flujos de trabajo complejos.
Puntos fuertes de Make
El diseñador visual es increíble. Puedes montar visualmente ramificaciones, bucles, gestión de errores y operaciones en paralelo. Tiene la mejor relación calidad-precio. El plan gratuito ofrece 1000 operaciones y los planes de pago cuestan aproximadamente la mitad que los de Zapier. La transformación de datos es muy potente. Es muy flexible para convertir entre JSON, XML y CSV, y para filtrar y procesar datos. La integración con API es fácil gracias al módulo HTTP. Incluso con servicios que no tienen integración oficial puedes conectarte mediante peticiones HTTP.
Puntos débiles de Make
La curva de aprendizaje es más pronunciada que la de Zapier. Al principio la interfaz puede resultar intimidante. A veces depurar errores en escenarios complejos puede ser difícil. El número de integraciones es menor que el de Zapier: unas 1500 aplicaciones.
Ejemplo de uso real
Para un cliente de comercio electrónico monté este sistema: cuando llegaba un pedido desde Shopify, Make tomaba el pedido, enviaba notificaciones a distintos almacenes según la categoría del producto, creaba automáticamente el envío con la empresa de transporte, enviaba al cliente por correo el número de seguimiento del envío y registraba toda la información en Airtable. Este flujo de trabajo tenía 12 módulos distintos e incluía lógica de ramificación. Montar un flujo tan complejo en Zapier habría sido imposible o muy caro.