El trabajo remoto ya no es una tendencia, es la nueva normalidad. Esta forma de trabajar, a la que nos vimos obligados durante la pandemia, se ha convertido en la preferencia de muchos de vosotros. Pero el mayor problema del trabajo remoto es la comunicación. En la oficina podías girarte y hacerle una pregunta al compañero de al lado; ahora hace falta elegir la herramienta adecuada y usarla con eficacia. Como equipo que lleva tres años trabajando totalmente en remoto, usamos Zoom, Google Meet y Slack de forma intensiva todos los días. En este artículo voy a compartir nuestra experiencia real, nuestras comparaciones y nuestros consejos prácticos.
Zoom: el rey de las videorreuniones
Zoom entró en la vida de casi todo el mundo con la pandemia. "Reunión de Zoom" ya es un término del lenguaje cotidiano. Nosotros usamos Zoom sobre todo para las reuniones con clientes y los encuentros de equipo numerosos.
El mes pasado hicimos con un cliente la presentación de un proyecto crítico. Era una reunión de doce personas que requería compartir pantalla, turno de preguntas y grabación. Zoom funcionó de maravilla en este escenario. La calidad de imagen era alta, el sonido era nítido y, gracias a los breakout rooms, pudimos dividirnos en grupos pequeños para debatir después de la presentación. Esta función no funciona tan bien en ninguna otra herramienta.
Los puntos más fuertes de Zoom son estos: la calidad de las reuniones es constante, funciona de forma estable incluso con muchos participantes, la función de grabación es profesional y las opciones para cambiar el fondo y mejorar la imagen son muy buenas. La función de webinar es ideal para eventos grandes.
Sin embargo, Zoom también tiene algunas desventajas. En el plan gratuito, el límite de cuarenta minutos puede resultar exasperante. Ver el aviso de "se te acaba el tiempo" en plena reunión no da una imagen profesional. La tarifa mensual, calculada por persona, puede resultar cara para equipos pequeños. El plan Pro cuesta unos 13 dólares al mes por persona.
Un amigo freelancer usaba Zoom únicamente para las reuniones con clientes. Hacía una media de diez reuniones al mes y el plan gratuito se le quedaba corto, porque las reuniones solían pasar de una hora. Se pasó al plan Pro y está contento, pero su coste mensual ha subido. Ahora está pensando en cambiarse a Google Meet porque ya usa Google Workspace.
¿Cuándo elegir Zoom?
Te recomendamos elegir Zoom en estos casos: reuniones grandes de más de cincuenta personas, webinars, presentaciones a clientes, reuniones que necesitan grabarse y talleres que requieren breakout rooms.
Google Meet: práctico e integrado
Google Meet forma parte del ecosistema de Google, y eso lo hace increíblemente práctico. ¿Usas Gmail? ¿Usas Google Calendar? Entonces Meet ya está en tu vida.
En nuestro equipo usamos Google Meet para las reuniones diarias de standup. El motivo es muy sencillo: creas un evento en Google Calendar y se añade automáticamente un enlace de Meet. Cuando llega la hora de la reunión, te unes con un solo clic desde el calendario. No hace falta abrir ninguna aplicación adicional, funciona en el navegador.
La semana pasada tuvimos que hacer una reunión urgente. Había llegado un informe de error y necesitábamos hablar como equipo de inmediato. Escribí "nos reunimos ahora mismo" en Google Chat y envié el enlace de Meet. En treinta segundos había cinco personas en la reunión. Esta rapidez no es posible con Zoom, porque cada uno tiene que abrir la aplicación de Zoom.
El plan gratuito de Google Meet permite reuniones de una hora y admite hasta cien participantes. Para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas es más que suficiente. Si usas Google Workspace, Meet ya viene incluido y la duración de la reunión pasa a ser de veinticuatro horas.
No obstante, Google Meet tiene algunas limitaciones. La función de breakout rooms no está tan madura como la de Zoom. La grabación solo está disponible en los planes de pago. La calidad del fondo virtual queda por detrás de la de Zoom. Con muchos participantes a veces pueden aparecer problemas de rendimiento.
Un amigo fundador de una startup se ha pasado por completo a Google Meet. El motivo: su equipo ya usa Google Workspace, no quieren pagar por una herramienta de reuniones adicional y Meet les basta de sobra para las reuniones diarias. "Para las grandes presentaciones a clientes usamos Zoom, pero es una vez por semana y con el plan gratuito nos llega", dice.
¿Cuándo elegir Google Meet?
Te recomendamos elegir Google Meet en estos casos: equipos que usan Google Workspace, reuniones diarias breves, reuniones que hay que iniciar rápidamente y equipos pequeños con presupuesto ajustado.
Slack: el maestro de la comunicación asíncrona
Slack en realidad no es una herramienta de reuniones, sino una plataforma de comunicación. Pero es la columna vertebral de la comunicación moderna en el trabajo remoto. Hay que evaluarla junto con las herramientas de reuniones, porque los mensajes de Slack sustituyen a la mayoría de las reuniones.
Nosotros usamos Slack a todas horas del día. Un canal distinto para cada proyecto y un hilo distinto para cada tema. Por la mañana, cuando enciendo el ordenador, lo primero que miro es Slack, para ver qué ha pasado durante la noche. Esta comunicación asíncrona es una salvación en el trabajo remoto.
Cuando empecé a usar Slack, no me di cuenta de lo importante que era montar bien la estructura de canales. Todo se echaba en el canal general y había caos. Después creamos canales por proyecto: proyecto-web, proyecto-móvil, anuncios-generales, random y similares. Nuestra calidad de vida se duplicó. Ahora todo el historial de conversaciones sobre un tema queda archivado en ese canal.
La función Huddle de Slack es perfecta para las llamadas de voz breves. Si escribir un tema va a llevar mucho, digo "inicio un huddle" y lo resolvemos hablando en dos minutos. No hace falta abrir Zoom, se inicia directamente desde Slack.
Las integraciones son el punto más fuerte de Slack. Las notificaciones de GitHub, las actualizaciones de tarjetas de Trello, los archivos compartidos de Google Drive e incluso los resultados de los pipelines de CI/CD llegan directamente a Slack. En nuestro equipo, cuando se hace un despliegue, llega una notificación automática a Slack. Todo el mundo ve lo que ha pasado.
La desventaja de Slack es el precio. En el plan gratuito, el historial de mensajes está limitado a diez mil mensajes. Las conversaciones antiguas desaparecen, y eso es un gran problema. El plan Pro cuesta unos siete dólares al mes por persona, lo cual es razonable para equipos pequeños, pero en equipos grandes el coste sube rápidamente.
Un amigo que trabaja en una agencia de veinte personas paga 140 dólares al mes por Slack Pro. "Es caro, pero no hay alternativa", dice. Probaron Microsoft Teams, pero, acostumbrados a la experiencia de usuario y las integraciones de Slack, no pudieron volver a él.
¿Cuándo elegir Slack?
Te recomendamos elegir Slack en estos casos: comunicación asíncrona diaria, comunicación organizada por proyectos, necesidad de muchas integraciones, equipos técnicos y desarrollo de software.