Eines der größten Probleme bei der Arbeit im Team ist es, den Überblick zu behalten, was alle machen, und dafür zu sorgen, dass die Aufgaben rechtzeitig fertig werden. Aufgaben, die in WhatsApp-Gruppen untergehen, vergessene Deadlines, nicht zu wissen, wer woran arbeitet ... Kommt dir das bekannt vor? Genau für dieses Chaos sind Projektmanagement-Tools die Lösung.
Mit unserem fünfköpfigen Team haben wir vier verschiedene Projektmanagement-Tools jeweils einen Monat lang in echten Projekten genutzt. Ich erzähle dir, was jedes Tool gut kann, wo seine Schwächen liegen und vor allem, wie es sich im Alltag anfühlt.
Trello: Visuell und einfach
Trello ist das einfachste Projektmanagement-Tool und arbeitet nach dem Prinzip eines Kanban-Boards. Du verschiebst Karten per Drag-and-drop zwischen Listen. Du legst Spalten wie „To do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ an und machst so deinen Arbeitsablauf sichtbar.
In unserem Team haben wir Trello zuerst genutzt, um einen Content-Kalender für den Blog zu verwalten. Jeder Blogbeitrag war eine Karte und durchlief die Phasen von „Idee“ über „In Arbeit“ und „In Überarbeitung“ bis „Veröffentlicht“. Für eine so einfache Nutzung war Trello perfekt. Alle konnten auf einen Blick sehen, in welcher Phase sich welcher Beitrag befand.
Als das Projekt komplexer wurde, reichte Trello jedoch nicht mehr aus. Als wir versuchten, ein Softwareentwicklungsprojekt mit Trello zu verwalten, wurde es unmöglich, die Abhängigkeiten zwischen den Karten nachzuverfolgen. Funktionen wie Unteraufgaben, Zeitleisten und Reporting sind entweder sehr begrenzt oder an kostenpflichtige Add-ons gebunden.
Der kostenlose Tarif von Trello reicht für kleine Teams völlig aus. Wenn du mit einem Team aus zwei, drei Personen an einfachen Projekten arbeitest, fang mit Trello an, du musst es nicht unnötig verkomplizieren.
Asana: Ausgewogen und professionell
Asana schafft einen schönen Ausgleich zwischen der Einfachheit von Trello und dem Funktionsumfang von Unternehmenstools. Es bietet verschiedene Ansichten wie Listenansicht, Kanban-Board, Kalender und Zeitleiste.
Wir haben Asana für ein Website-Redesign-Projekt genutzt. Wir haben das Projekt in Phasen unterteilt, in jeder Phase Aufgaben angelegt und Abhängigkeiten definiert. Wir haben zum Beispiel die Abhängigkeit eingefügt, dass der Frontend-Test nicht beginnen kann, bevor die Backend-Entwicklung abgeschlossen ist. Diese Funktion hat den Projektablauf wirklich in Ordnung gebracht.
Meine Lieblingsfunktion bei Asana waren die Feier-Animationen. Wenn du eine Aufgabe abschließt, erscheint auf dem Bildschirm eine Einhorn- oder Feuerwerksanimation. Das klingt vielleicht albern, hat aber einen überraschend positiven Effekt auf die Motivation im Team. Meine Teamkollegen haben angefangen, miteinander zu wetteifern, um ihre Quote abgeschlossener Aufgaben zu steigern.
Der Nachteil von Asana: Es ist bei der Anpassung nicht so flexibel wie ClickUp. Außerdem braucht man für die Zeiterfassung eine Drittanbieter-Integration.
ClickUp: Das Tool, das alles kann
ClickUp positioniert sich als Kombination aus Trello, Asana, Monday und Notion. Und um ehrlich zu sein, wird es diesem Anspruch weitgehend gerecht. Es gibt Projektmanagement, Dokumente schreiben, Whiteboard, Zeiterfassung und sogar eine einfache CRM-Funktion.
Als wir ClickUp für ein Kundenprojekt eingesetzt haben, waren wir zunächst überfordert. Es gibt so viele Funktionen, dass wir die erste Woche nur damit verbracht haben, das Tool einzurichten und anzupassen. Als die Struktur dann aber stand, haben wir gesehen, dass es wirklich ein leistungsstarkes Tool ist. Besonders die Möglichkeit, eigene benutzerdefinierte Felder anzulegen, ist sehr wertvoll. Wir konnten dem Projekt individuelle Felder wie Budget, Priorität und Kundeninformationen hinzufügen.
Ein befreundeter Entwickler nutzt ClickUp seit zwei Jahren und sagt, für ihn gibt es kein Zurück. Sprint-Planung, Bug-Tracking, Dokumente schreiben und Zeiterfassung – alles macht er in einem Tool. Neue Mitglieder seines Teams tun sich aber jedes Mal schwer mit der Eingewöhnung.
Der Nachteil von ClickUp ist eindeutig die Lernkurve. Sehr viele Funktionen bedeuten auch sehr viel Komplexität. Für kleine Teams kann es zu viel sein.
Monday.com: Visuell und bunt
Monday.com sticht durch seine bunte Oberfläche und sein intuitives Design hervor. Es ist bei Marketingteams, Vertriebsteams und Projektmanagern ziemlich beliebt.
Wir haben Monday.com für die Verwaltung einer Marketingkampagne ausprobiert. Die Dashboard-Funktion ist wirklich beeindruckend. Du siehst den Status verschiedener Projekte, die Arbeitslast der Teammitglieder und die anstehenden Deadlines auf einem einzigen Bildschirm. Die farbcodierten Statusspalten machen es leicht, die Gesundheit eines Projekts auf einen Blick zu erfassen.
In unserem Team gab es einen Marketingexperten ohne technischen Hintergrund, und er hat sich am schnellsten an Monday.com gewöhnt. Die Oberfläche ist wirklich intuitiv und erfordert kein technisches Wissen. Per Drag-and-drop konnte er seine Arbeitsabläufe selbst aufbauen.
Als Nachteil ist die Preisgestaltung von Monday.com verwirrend und im Vergleich zu den anderen Tools teuer. Außerdem gibt es erweiterte Automatisierungsfunktionen erst in den höheren Tarifen.
Fazit und unsere Empfehlung
Nachdem wir alle vier Tools einen Monat lang genutzt hatten, haben wir uns als Team für Asana entschieden. Der Grund: leistungsstark genug, aber nicht übermäßig komplex. Alle im Team haben innerhalb einer Woche problemlos damit gearbeitet, und es hat unseren täglichen Arbeitsablauf wirklich in Ordnung gebracht.
Aber jedes Team hat andere Bedürfnisse. Unsere allgemeine Empfehlung:
- Trello für kleine Teams mit zwei, drei Personen und einfache Projekte
- Asana für mittelgroße Teams und alle, die eine ausgewogene Lösung wollen
- ClickUp für alle, die alles in einem Tool wollen und in die Einarbeitungszeit investieren können
- Monday.com für Teams ohne technischen Hintergrund und alle, die visuelles Management wollen
Welches Tool du auch wählst: Am wichtigsten ist, dass das Team es wirklich nutzt. Das beste Tool ist nicht das, das ungenutzt bleibt, sondern das, das alle annehmen.
