Hast du schon einmal ausgerechnet, wie viel Zeit du jeden Tag mit sich wiederholenden Aufgaben verbringst? Informationen aus einer E-Mail in eine Tabelle übertragen, einem neuen Kunden eine Willkommensnachricht schicken, Social-Media-Beiträge planen. All das lässt sich automatisieren, und mit Automatisierungs-Tools kannst du dir Stunden sparen.
In den letzten vier Monaten haben wir drei verschiedene Automatisierungs-Tools in unseren echten Geschäftsprozessen getestet. Wir haben sie auf jedem Level ausprobiert, von einfachen Automatisierungen bis zu komplexen mehrstufigen Workflows. Hier sind unsere ausführlichen Erfahrungen.
Zapier: Das Tor zur Welt der Automatisierung
Zapier ist der erste Name, der einem bei Automatisierung einfällt. Mit über sechstausend App-Integrationen kannst du fast jedes Tool mit jedem anderen verbinden. Du baust Automatisierungen per Drag-and-drop, ganz ohne Programmierkenntnisse.
Meine erste Automatisierung mit Zapier habe ich so eingerichtet, dass Nachrichten aus dem Kontaktformular auf unserer Website automatisch in einen Slack-Kanal geschickt werden. In fünf Minuten war sie fertig, und seitdem haben wir keine einzige Nachricht mehr verpasst. Früher haben wir die Formulare einmal am Tag geprüft und wichtige Nachrichten manchmal erst Stunden später gesehen.
Danach haben wir es etwas komplizierter gemacht. Wenn ein neuer Blogbeitrag veröffentlicht wird, sollte er automatisch auf Twitter geteilt, auf LinkedIn angekündigt und an die E-Mail-Liste gemeldet werden. Mit der Mehrschritt-Funktion von Zapier haben wir das in einer einzigen Automatisierung gelöst. Der Blogbeitrag wird veröffentlicht, und drei Plattformen werden gleichzeitig aktualisiert.
Ein befreundeter Gründer sagt, dass er dank Zapier trotz Ein-Personen-Team wie ein Zehnerteam arbeiten kann. Das Kundenformular wird ausgefüllt, der Kunde wird automatisch ins CRM aufgenommen, die Willkommens-E-Mail wird verschickt, und das Team bekommt eine Benachrichtigung. Der gesamte Prozess läuft ohne menschliches Eingreifen ab.
Der Nachteil ist der Preis. Der kostenlose Tarif von Zapier ist sehr eingeschränkt, und die kostenpflichtigen Tarife steigen mit der Anzahl der Tasks schnell an. Bei intensiver Nutzung können es mehr als hundert Dollar im Monat werden.
Make: Der visuelle Workflow-Designer
Make, früher Integromat, sticht durch sein visuelles Workflow-Design hervor. Du gestaltest Automatisierungen wie ein Flussdiagramm und verstehst selbst komplexe Szenarien leicht.
Wir haben Make in einem E-Commerce-Projekt eingesetzt. Wir haben einen bedingten Workflow aufgebaut: Wenn eine neue Bestellung eingeht, prüfe den Lagerbestand; wenn Ware vorhanden ist, sende eine Bestätigungs-E-Mail, wenn nicht, löse automatisch eine Bestellung beim Lieferanten aus. Der visuelle Editor von Make verwaltet solche Verzweigungen sehr leicht. Du siehst jeden Schritt mit eigenen Augen.
Der größte Vorteil von Make gegenüber Zapier ist das Preis-Leistungs-Verhältnis. Mit demselben Budget kannst du in Make viel mehr Automatisierungen laufen lassen. Schon der kostenlose Tarif bietet tausend Operationen, und das reicht für die meisten kleinen Unternehmen.
Ein Webentwickler, den ich kenne, nutzt Make in Kundenprojekten. Er kann mit Webhooks eigene Trigger erstellen, HTTP-Anfragen absetzen und Daten im JSON-Format verarbeiten. Er sagt, für technische Nutzer sei es viel flexibler als Zapier.
Allerdings ist die Lernkurve von Make steiler als die von Zapier. Während bei Zapier alles sehr intuitiv ist, dauert es bei Make etwas, einige Konzepte zu verstehen. Besonders fortgeschrittene Funktionen wie Iterator und Aggregator können anfangs verwirrend sein.