Als Notion vor zwei Jahren in mein Leben trat, sah ich darin nur eine Notiz-App. Inzwischen ist es zu einem Second Brain geworden, in dem ich meine Arbeitsprojekte, meine persönlichen Ziele, meine Leseliste, meine Kochrezepte und sogar meine Reisepläne verwalte. In diesem Artikel erkläre ich dir, wie du von null an ein effizientes Notion-System aufbauen kannst.
Warnung: Wenn du mit Notion anfängst, kannst du eine Sucht danach entwickeln, Systeme aufzubauen. Ich habe die erste Woche damit verbracht, statt zu schlafen Vorlagen in Notion zu gestalten. Tappe nicht in diese Falle, fang einfach an.
Erster Schritt: Baue eine einfache Struktur auf
Der größte Fehler ist, alles perfekt planen zu wollen. Öffne in Notion eine leere Seite und lege nur vier Hauptbereiche an: Beruf, Privat, Projekte und Archiv. Das war's schon.
Ich hatte am Anfang fünfzehn verschiedene Kategorien, ineinander verschachtelte Unterseiten und komplexe Datenbanken aufgebaut. Das Ergebnis: Nach zwei Wochen konnte ich nichts davon mehr nutzen, weil ich nicht wusste, wo ich meine Notiz ablegen sollte. Als ich das System eingerissen und zur einfachen Struktur mit vier Bereichen gewechselt bin, kam alles in Ordnung.
Als Tipp: Jede neue Notiz werfe ich in einen temporären Bereich, den ich Inbox nenne. Einmal pro Woche räume ich diese Inbox auf und verschiebe die Notizen in die richtigen Bereiche. So muss ich beim Notizenmachen gar nicht nachdenken, ich schreibe einfach und organisiere danach.
Entdecke die Datenbanken
Die wahre Stärke von Notion liegt in den Datenbanken. Normale Seiten reichen zum Notizenmachen, aber wenn du Aufgaben verfolgen, filtern und in verschiedenen Ansichten sehen willst, solltest du eine Datenbank nutzen.
Meine erste Datenbank war eine Leseliste. Ich habe Felder wie Buchtitel, Autor, Status, meine Bewertung und meine Notizen hinzugefügt. Das Statusfeld hat die Optionen „Lese ich gerade“, „Fertig“ und „Zu lesen“. Mit verschiedenen Ansichten kann ich dieselben Daten als Tabelle, Galerie oder Kanban sehen.
Mit der Zeit ist diese Datenbank gewachsen. Inzwischen sind es über 200 Bücher, und zu jedem habe ich detaillierte Notizen. Wenn ein Freund fragt, was er lesen soll, zeige ich ihm mit der Filterfunktion die Bücher nach Bewertung sortiert.
Auf der beruflichen Seite habe ich meine Aufgaben-Datenbank. Jede Aufgabe hat ein Projekt, ein Fälligkeitsdatum, eine Priorität und einen Status. Mit der Kalenderansicht verfolge ich meinen Wochenplan, mit der Kanban-Ansicht den Fortschritt. Dank dieses Systems habe ich in den letzten zwei Jahren keine einzige Deadline verpasst.
Vorlagen und Templates nutzen
In Notion kannst du wiederkehrende Strukturen mit Vorlagen beschleunigen. Ich habe eine Vorlage für wöchentliche Meeting-Notizen erstellt. Die Vorlage bringt automatisch Datum, Teilnehmerbereich, Agendapunkte, Entscheidungen und Aktionspunkte mit. Vor dem Meeting erstelle ich mit einem Klick eine neue Notiz und muss sie nur noch ausfüllen.
Eine befreundete Projektmanagerin nutzt für jedes neue Projekt eine Projektvorlage. In der Vorlage sind Projektziele, Zeitplan, Risikoregister, Stakeholder-Liste und Retrospektive-Bereiche bereits enthalten. Wenn ein neues Projekt startet, steht die Struktur schon, und sie fängt direkt mit dem Ausfüllen an.