Freelance zu arbeiten bedeutet Freiheit, aber auch, alles selbst zu managen. Marketing, Vertrieb, Projektmanagement, Buchhaltung, Kundenbeziehungen – das alles machst du allein. Ohne die richtigen Tools wirst du unter dieser Arbeitslast unweigerlich erdrückt.
Ich arbeite seit fünf Jahren freiberuflich. In dieser Zeit habe ich Dutzende Tools ausprobiert, für einige habe ich bezahlt, andere habe ich nach einer Woche wieder aufgegeben. Jetzt teile ich zwölf Tools, die ich täglich nutze und die mir wirklich das Leben erleichtern. Das sind keine theoretischen Empfehlungen, jedes davon nutze ich selbst.
Projektmanagement
Notion ist die Schaltzentrale, in der ich alle meine Projekte verwalte. Für jeden Kunden gibt es eine eigene Seite mit Projektdetails, Meeting-Notizen, Dateien und Aufgaben. In der Kanban-Ansicht sehe ich auf einen Blick, in welcher Phase sich welches Projekt befindet.
Todoist nutze ich für meine tägliche To-do-Liste. Notion ist toll für die projektbezogene Organisation, aber für tägliche Mikro-Aufgaben ist Todoist praktischer. Wenn ich morgens den Rechner einschalte, schaue ich in Todoist und sehe die Prioritäten des Tages.
Kommunikation und Meetings
Cal.com ist mein Tool für die Terminplanung. Ich schicke Kunden meinen Kalender-Link, und sie buchen sich zu den passenden Zeiten selbst einen Termin. Früher haben mich E-Mail-Verhandlungen über Uhrzeiten Stunden gekostet. Cal.com hat dieses Problem komplett gelöst. Es ist mit Google Calendar synchronisiert, und es gibt keine Überschneidungen.
Slack nutze ich mit einigen Kunden für die Kommunikation in Echtzeit. Aber man muss aufpassen, Slack kann leicht ablenken. Ich habe meine Benachrichtigungszeiten eingestellt und schaue nur zu bestimmten Zeiten hinein.
Loom ist unverzichtbar, um Kunden Updates zu schicken. Ich nehme meinen Bildschirm auf und zeige den Fortschritt. Ein fünfminütiges Loom-Video kann ein halbstündiges Meeting ersetzen. Einem meiner Kunden haben diese Videos so gut gefallen, dass wir keine Meetings mehr machen und nur noch per Loom-Videos kommunizieren.
Design und Content
Canva nutze ich für Social-Media-Grafiken, Präsentationsfolien und einfache Designaufgaben. Ich bin kein professioneller Designer, aber mit Canva kann ich ausreichend gute Grafiken erstellen. Die Optik meiner Kundenpräsentationen bereite ich mit Canva vor.
Figma nutze ich für meine Webdesign-Projekte. Dem Kunden ein Design zu präsentieren, Feedback einzuholen und Überarbeitungen vorzunehmen ist mit Figma sehr einfach. Dank der Kommentarfunktion kann der Kunde sein Feedback direkt im Design hinterlassen.
Finanzen und Rechnungsstellung
Wise nutze ich, um Zahlungen von Kunden im Ausland zu erhalten. Die Gebühren sind viel niedriger als bei herkömmlichen Banküberweisungen. Als ich von einem Kunden tausend Dollar bekam, zog die Bank 50 Dollar Gebühr ab, mit Wise sank das auf 5 Dollar. Ich spare pro Jahr Tausende Lira.
QuickBooks nutze ich für Buchhaltung und Rechnungsverfolgung. Mit der Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, der automatischen Rechnungserstellung und den Steuerberichten ist es viel einfacher geworden, die Daten für meinen Buchhalter aufzubereiten.
Produktivität und Fokus
Raycast ist das Tool, das ich auf meinem Rechner am häufigsten benutze. Apps öffnen, Dateien suchen, Taschenrechner, Zwischenablage-Manager und Kürzel – alles in einer einzigen Oberfläche. Ich nutze es mindestens 50-mal am Tag und spare bei jeder Nutzung ein paar Sekunden. Insgesamt spare ich pro Tag 15 bis 20 Minuten.
Obsidian nutze ich für mein langfristiges Wissen. Hier halte ich fest, was ich gelernt habe, meine Erkenntnisse aus Kundenprojekten und meine Branchennotizen. Dank zwei Jahren angesammelter Notizen komme ich, wenn ich ein neues Projekt beginne, schnell an meine Erfahrungen aus ähnlichen Projekten.
KI-Assistenten
ChatGPT und Claude sind unverzichtbare Bestandteile meines täglichen Workflows. Bei E-Mail-Entwürfen, Angebotstexten, Programmierung und Recherche sparen sie enorm viel Zeit. Man muss aber aufpassen, jedes Ergebnis prüfe ich unbedingt.
Die echte Freelancer-Erfahrung
Die Gesamtkosten dieser Tools liegen bei etwa 100 Dollar im Monat. Das klingt vielleicht nach viel, aber der Wert der gewonnenen Zeit ist viel höher. Die administrativen Aufgaben, für die ich früher 10 Stunden pro Woche brauchte, sind jetzt in 2 Stunden erledigt. Diese 8 Stunden Unterschied bedeuten ein zusätzliches Kundenprojekt pro Woche.
Ein befreundeter Freelancer hat überhaupt keine Tools genutzt. Er verwaltete alles mit Excel und WhatsApp. Als ich ihn auf diese Tools umgestellt habe, hat er im ersten Monat seine Kundenzahl verdoppelt, weil er sich statt auf administrative Aufgaben endlich auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren konnte.
Mein Rat
Hol dir nicht alle auf einmal. Bestimme zuerst deinen größten Schmerzpunkt. Ist die Terminplanung mühsam? Fang mit Cal.com an. Geraten deine Projekte durcheinander? Probiere Notion oder Todoist. Kommen deine Rechnungen zu spät? Richte QuickBooks ein. Füge jeden Monat ein Tool hinzu und gewöhne dich richtig daran.
Das Wichtigste im Freelance-Leben ist Nachhaltigkeit. Mit den richtigen Tools kannst du gleichzeitig weniger arbeiten und mehr verdienen.
