Uzaktan çalışma artık bir trend değil, yeni normal. Pandemi bize uzaktan da verimli çalışılabileceğini gösterdi. Ama doğru araçlar olmadan uzaktan çalışma bir kabus olabiliyor. Mesajlar kayboluyor, toplantılar verimsiz geçiyor ve ekip bağlantısı kopuyor.
Üç yıldır beş kişilik ekibimizle tamamen uzaktan çalışıyoruz. Farklı şehirlerde, bazen farklı ülkelerde oluyoruz. Bu süreçte onlarca araç denedik ve sonunda ideal setimizi oluşturduk. İşte gerçek deneyimlerimiz.
Anlık İletişim: Slack
Slack ekip iletişimimizin kalbi. Konu bazlı kanallar sayesinde her şey organize. Genel duyurular için bir kanal, proje bazlı kanallar, sosyal sohbet için bir kanal. Eskiden WhatsApp grupları kullanıyorduk ve her şey tek bir mesaj akışında kayboluyordu.
Slack'in en değerli özelliği entegrasyonlar. GitHub'dan commit geldiğinde, müşteriden form dolduğunda, sunucu hatası oluştuğunda otomatik bildirim düşüyor. Tüm ekibin neler olduğunu gerçek zamanlı görmesini sağlıyor.
Bir kural koyduk: Slack mesajlarına anında yanıt beklentisi yok. Herkes kendi çalışma ritmine göre mesajları kontrol ediyor. Acil konular için mention kullanıyoruz. Bu kural ekibin odaklanmasını koruyor.
Görüntülü Toplantı: Cal.com ile Planlama
Cal.com toplantı planlamayı tamamen otomatikleştirdi. Herkesin takvimi bağlı ve uygun saatler otomatik gösteriliyor. Saat dilimi farkları bile otomatik hesaplanıyor. Ekip arkadaşım Londra'dayken ben İstanbul'dayken toplantı planlamak eskiden bir e-posta trafiği gerektiriyordu. Şimdi tek tıkla halloluyor.
Toplantı disiplinimiz de var. Her toplantı en fazla 30 dakika. Gündem önceden paylaşılıyor. Toplantı sonunda kararlar ve aksiyon maddeleri yazılıyor. Bu disiplin sayesinde toplantı sayımızı yarıya indirdik ve verimliliğimiz arttı.
Proje Yönetimi: ClickUp
ClickUp tüm projelerimizi yönettiğimiz araç. Görev atamaları, ilerleme takibi, zaman çizelgesi ve raporlama hepsini burada yapıyoruz. Her ekip üyesi günün başında ClickUp'a bakıp ne üzerinde çalışacağını görüyor.
ClickUp'ın zaman takibi özelliğini de kullanıyoruz. Her görevde ne kadar zaman harcadığımızı kaydediyoruz. Bu veri ayın sonunda müşterilere fatura keserken çok işe yarıyor. Ayrıca hangi tür işlerde daha çok zaman harcadığımızı analiz edip süreçleri iyileştirmemize yardımcı oluyor.
Bilgi Paylaşımı: Notion
Notion şirket wiki'miz. Süreç dökümanları, kılavuzlar, toplantı notları ve proje bilgileri burada. Yeni bir ekip üyesi katıldığında onboarding dökümanını okuyarak hızlıca adapte oluyor. Soru sormak yerine Notion'da aratıyor ve cevabı buluyor.
Sprint retrospektiflerimizi de Notion'da tutuyoruz. Her iki haftada bir neler iyi gitti, neler iyileştirilebilir diye değerlendirme yapıyoruz. Bu kayıtlara bakarak ekip olarak nasıl geliştiğimizi görebiliyoruz.