Ekip olarak çalışırken en büyük sorunlardan biri herkesin ne yaptığını takip etmek ve işlerin zamanında bitmesini sağlamak. WhatsApp gruplarında kaybolan görevler, unutulan deadlinelar, kimin ne üzerinde çalıştığını bilememek... Tanıdık geldi mi? İşte proje yönetim araçları tam da bu kaosun çözümü.
Beş kişilik ekibimizle dört farklı proje yönetim aracını birer ay boyunca gerçek projelerde kullandık. Her aracın güçlü yönlerini, zayıf noktalarını ve en önemlisi günlük kullanımda nasıl hissettirdiğini anlatacağım.
Trello: Görsel ve Basit
Trello kanban tahtası mantığıyla çalışan en basit proje yönetim aracı. Kartları sürükle bırak ile listeler arasında taşıyorsunuz. Yapılacak, Yapılıyor, Bitti gibi kolonlar oluşturup iş akışınızı görselleştiriyorsunuz.
Ekibimizde Trello'yu ilk olarak bir blog içerik takvimi yönetmek için kullandık. Her blog yazısı bir kart oluyordu ve Fikir aşamasından Yazılıyor, Düzenleniyor, Yayında aşamalarına geçiyordu. Bu kadar basit bir kullanım için Trello mükemmeldi. Herkes bir bakışta hangi yazının hangi aşamada olduğunu görebiliyordu.
Ancak proje karmaşıklaştığında Trello yetersiz kaldı. Bir yazılım geliştirme projesini Trello ile yönetmeye çalıştığımızda kartlar arasındaki bağımlılıkları takip etmek imkansız hale geldi. Alt görevler, zaman çizelgeleri ve raporlama gibi özellikler ya çok sınırlı ya da ücretli eklentilere bağlı.
Trello ücretsiz planı küçük ekipler için gayet yeterli. İki üç kişilik bir ekiple basit projelerde çalışıyorsanız Trello ile başlayın, fazla karmaşıklaştırmaya gerek yok.
Asana: Dengeli ve Profesyonel
Asana Trello'nun basitliği ile kurumsal araçların kapsamlılığı arasında güzel bir denge kuruyor. Liste görünümü, kanban tahtası, takvim ve zaman çizelgesi gibi farklı görünüm seçenekleri sunuyor.
Asana'yı bir web sitesi yeniden tasarım projesi için kullandık. Projeyi aşamalara böldük, her aşamada görevler oluşturduk ve bağımlılıkları tanımladık. Mesela arka uç geliştirme tamamlanmadan ön yüz testine geçilemez diye bir bağımlılık ekledik. Bu özellik projenin akışını gerçekten düzene soktu.
Asana'nın en sevdiğim özelliği Kutlama animasyonları oldu. Bir görevi tamamladığınızda ekranda unicorn veya havai fişek animasyonu çıkıyor. Kulağa saçma gelebilir ama ekip motivasyonuna şaşırtıcı derecede olumlu etkisi var. Ekip arkadaşlarım görev tamamlama oranını artırmak için birbirleriyle yarışmaya başladı.
Asana'nın dezavantajı özelleştirme konusunda ClickUp kadar esnek olmaması. Ayrıca zaman takibi için üçüncü parti entegrasyona ihtiyaç duyuluyor.
ClickUp: Her Şeyi Yapan Araç
ClickUp kendini Trello Asana Monday ve Notion'ın birleşimi olarak konumlandırıyor. Ve dürüst olmak gerekirse bu iddiayı büyük ölçüde karşılıyor. Proje yönetimi, döküman yazma, beyaz tahta, zaman takibi ve hatta basit bir CRM özelliği bile var.
ClickUp'ı bir müşteri projesi için kullandığımızda önce bunaldık. Özellik sayısı o kadar fazla ki ilk hafta sadece aracı kurmaya ve özelleştirmeye harcadık. Ama bir kez düzeni oturtunca gerçekten güçlü bir araç olduğunu gördük. Özellikle özel durum alanları oluşturabilme özelliği çok değerli. Projeye özel bütçe, öncelik, müşteri bilgisi gibi alanlar ekleyebildik.
Bir geliştirici arkadaşım ClickUp'ı iki yıldır kullanıyor ve geri dönüşü olmayacağını söylüyor. Sprint planlama, bug takibi, döküman yazma ve zaman takibi hepsini tek araçta yapıyor. Ancak ekibinin yeni üyeleri her seferinde adapte olmakta zorlanıyormuş.
ClickUp'ın dezavantajı kesinlikle öğrenme eğrisi. Çok fazla özellik aynı zamanda çok fazla karmaşıklık demek. Küçük ekipler için aşırı olabilir.
Monday.com: Görsel ve Renkli
Monday.com renkli arayüzü ve sezgisel tasarımıyla öne çıkıyor. Pazarlama ekipleri, satış ekipleri ve proje yöneticileri arasında oldukça popüler.
Monday.com'u bir pazarlama kampanyası yönetimi için denedik. Dashboard özelliği gerçekten etkileyici. Farklı projelerin durumunu, ekip üyelerinin iş yükünü ve yaklaşan deadlineları tek bir ekranda görebiliyorsunuz. Renk kodlu durum sütunları bir bakışta projenin sağlığını anlamayı kolaylaştırıyor.
Ekibimizde teknik olmayan bir pazarlama uzmanı vardı ve Monday.com'a en hızlı o adapte oldu. Arayüz gerçekten sezgisel ve teknik bilgi gerektirmiyor. Sürükle bırak ile iş akışlarını kendisi oluşturabildi.
Dezavantaj olarak Monday.com'un fiyatlandırması kafa karıştırıcı ve diğer araçlara göre pahalı. Ayrıca gelişmiş otomasyon özellikleri üst planlarda geliyor.
Sonuç ve Tavsiyemiz
Bir ay boyunca dört aracı da kullandıktan sonra ekip olarak Asana'da karar kıldık. Sebebi şu: yeterince güçlü ama aşırı karmaşık değil. Ekipteki herkes bir hafta içinde rahatça kullanmaya başladı ve günlük iş akışımızı gerçekten düzene soktu.
Ama her ekibin ihtiyacı farklı. Genel tavsiyemiz:
- İki üç kişilik küçük ekipler ve basit projeler için Trello
- Orta ölçekli ekipler ve dengeli bir çözüm isteyenler için Asana
- Her şeyi tek araçta isteyenler ve öğrenme süresine yatırım yapabilenler için ClickUp
- Teknik olmayan ekipler ve görsel yönetim isteyenler için Monday.com
Hangi aracı seçerseniz seçin en önemli şey ekibin aracı gerçekten kullanması. En iyi araç kullanılmayan araç değil herkesin benimsediği araçtır.
