Notion iki yıl önce hayatıma girdiğinde sadece bir not alma uygulaması olarak görüyordum. Şimdi ise iş projelerimi, kişisel hedeflerimi, okuma listem, yemek tariflerim ve hatta seyahat planlarımı yönettiğim bir ikinci beyine dönüştü. Bu yazıda sıfırdan başlayıp nasıl verimli bir Notion sistemi kurabileceğinizi anlatacağım.
Uyarı: Notion'a başladığınızda sistem kurma bağımlılığı geliştirebilirsiniz. Ben ilk hafta uyumak yerine Notion'da şablon tasarlamakla geçirdim. Bu tuzağa düşmeyin, basit başlayın.
İlk Adım: Basit Bir Yapı Oluşturun
En büyük hata her şeyi mükemmel planlamaya çalışmaktır. Notion'da boş bir sayfa açın ve sadece dört ana bölüm oluşturun: İş, Kişisel, Projeler ve Arşiv. İşte bu kadar.
Ben başlangıçta on beş farklı kategori, iç içe geçmiş alt sayfalar ve karmaşık veritabanları kurmuştum. Sonuç: iki hafta sonra hiçbirini kullanamaz hale geldim çünkü notumu nereye koyacağımı bulamıyordum. Sistemi yıkıp basit dört bölümlü yapıya geçtiğimde her şey düzene girdi.
İpucu olarak her yeni notu İnbox adını verdiğim geçici bir alana atıyorum. Haftada bir kez bu İnbox'ı temizleyip notları doğru bölümlere taşıyorum. Bu sayede not almak için hiç düşünmem gerekmiyor, sadece yazıyorum ve sonra organize ediyorum.
Veritabanlarını Keşfedin
Notion'ın gerçek gücü veritabanlarında yatıyor. Normal sayfalar not almak için yeterli ama işleri takip etmek, filtrelemek ve farklı görünümlerde görmek istiyorsanız veritabanı kullanmalısınız.
İlk veritabanım bir okuma listesi oldu. Kitap adı, yazar, durum, puanım ve notlarım gibi alanlar ekledim. Durum alanı Okuyorum, Bitti ve Okunacak seçeneklerine sahip. Farklı görünümlerle aynı veriyi tablo, galeri veya kanban olarak görebiliyorum.
Zamanla bu veritabanı büyüdü. Şu an 200'den fazla kitap var ve her birinin altında detaylı notlarım var. Bir arkadaşım ne okumalıyım diye sorduğunda filtre özelliğiyle puan sırasına göre gösteriyorum.
İş tarafında ise görev veritabanım var. Her görevin bir projesi, son tarihi, önceliği ve durumu var. Takvim görünümüyle haftalık planımı, kanban görünümüyle ilerlemeyi takip ediyorum. Bu sistem sayesinde son iki yılda tek bir deadline kaçırmadım.
Şablon ve Template Kullanımı
Notion'da tekrar eden yapıları şablonlarla hızlandırabilirsiniz. Ben haftalık toplantı notları için bir şablon oluşturdum. Şablon otomatik olarak tarih, katılımcılar bölümü, gündem maddeleri, kararlar ve aksiyon maddeleri alanlarını getiriyor. Toplantıdan önce bir tıkla yeni not oluşturuyorum ve sadece doldurmaya başlıyorum.
Bir proje yöneticisi arkadaşım her yeni proje için bir proje şablonu kullanıyor. Şablon içinde proje hedefleri, zaman çizelgesi, risk kayıtları, paydaş listesi ve retrospektif bölümleri hazır geliyor. Yeni proje başladığında yapısı zaten hazır, sadece doldurmaya başlıyor.